Modul za ulazne račune omogućava centralizovan prijem svih vrsta ulaznih finansijskih dokumenata, uključujući:
- Račune,
- Avansne račune,
- Knjižna odobrenja,
- Zaduženja.
Ovaj proces je u potpunosti automatizovan i obuhvata sledeće funkcionalnosti:
- Prikupljanje dokumenata sa sistema e-Račun,
- Automatsko prosleđivanje na odobravanje,
- Knjiženje u odgovarajuće evidencije,
- Praćenje i upravljanje kroz sveobuhvatnu analitiku procesa.
Automatizacijom svih koraka postiže se veća efikasnost, smanjuje se mogućnost greške, a nadzor i kontrola procesa su značajno unapređeni.
Sledi kratak opis kontrolnih tabli.
U levom delu ekrana su informacije o statusu faktura i broju predmeta u obradi.
Import E-faktura – prikazuje broj novih naloga spremnih za preuzimanje sa SEF-a.
Računi – ePoslovanje i Računi – Ručni unos – prikazuju broj računa koji su primljeni elektronskim putem (SEF/ePoslovanje) ili uneti ručno.
Predmeti po statusu – pregled u odnosu na jedan od navedenih statusa:
Prijem – računi koji su tek zaprimljeni i čekaju na obradu.
Obrada – računi koji se trenutno proveravaju ili obrađuju.
Odbačeno – računi koji su odbijeni tokom obrade.
Centralni deo ekrana prikazuje listu svih ulaznih računa podeljenih po statusima:
Prikazuje račune koji su zaprimljeni, ali nisu još obrađeni ili odobreni.
U kolonama se prikazuju: Datum predmeta, Naziv klijenta / dobavljača, Broj dokumenta, Iznos, Datum fakture, Status dospeća.
Računi koji su u procesu interne provere.
Kod odobrenih računa pored statusa stoji oznaka Odobreno (zelena oznaka).
Moguće je videti osnovne podatke o dobavljaču, iznosu i datumu fakture.
Prikazuje fakture koje su odbijene tokom obrade, uz osnovne informacije o računu i dobavljaču
Opcija Pokreni automatiku služi za automatsko zatvaranje ulaznog računa u slučaju kada je njegova vrednost jednaka vrednosti povezanog ugovora.
Opcija Čekiraj statuse prikazuje statuse računa sa SEF-a u realnom vremenu.
Ovde će biti prikazane prazne tabele ako trenutno nijedan račun nije na odobrenju, svi su odobreni ili klijent ne koristi odobrenja. Ako se ova opcija koristi, ispod je prikaz podataka. Klikom na Download PDF dokument se preuzima direktno na računar, a klikom na Otvori se na svakom pojedinačnom redu u tabeli otvara predmet računa.
Klikom na jednu od ovih mogućnosti, otpočinje izabrani proces i kada se završi jedan red, on se uklanja iz tabele i prelazi se na sledeći.
Potvrdi -> odobrava račun;
Potvrdi i napusti -> odobrava račun i napušta komunikaciju;
Odbaci -> Ne da dalje da se nastavi obrada računa već ga vraća u prethodni status.
Prvi korak je prijem dokumentacije, koji se može izvršiti na tri načina:
1. Putem importa elektronskih faktura;
2. Ručnim unosom;
3. Importom iz xls/xlxx formata.
Po inicijalnom unosu, predmet prelazi u status obrade. Tada je nepohodno definisati elemente za njegovo odobravanje da bi se proces obrade nastavio.
U ovom koraku predmet prolazi kroz definisanu putanju odobravanja, dok svi odgovorni u procesu ne daju svoje odobrenje čime predmet prelazi u odobrene , ili se prebacuje u sporne ukoliko postoji neslaganje nekog od učesnika u procesu odobravanja.
Sporni dokumenti su oni kod kojih postoje neslaganja. Mogu biti odbačeni ili vraćeni na odobravanje.
Odobreni dokumenti su u nadležnosti zaduženih za njihovo knjiženje. Proverom svih podataka se kreiraju i knjiže ulazni računi, čime je dokument pripremljen za knjiženje.
Kada se račun proknjiži, formira se dokument i time se proces unosa ulaznog računa završava.
Drugi način za unos računa jeste import direktno sa SEF-a. Widget Import E-faktura se nalazi u odeljku Konzola na Ulaznim računima. Klikom na Pokreni import pokreće se unos podataka. U tom slučaju dovoljna je samo provera podataka, selekcija tipa računa (trošak ili prijem robe) i dodela na autorizacijama kom odeljenju račun pripada. Nakon proveravanja stavki za knjiženje, dokument može biti proknjižen.
Treći vid unosa računa jeste uploadom Excel dokumenta u odgovarajucem formatu. Opcija Import Excel deobni modeli mora biti uključena u podešavanjima.
Prilikom izbora po narudžbenici potrebno je izabrati broj narudžbenice. Program će zatim na osnovu broja popuniti iznos narudžbenice,a kada idemo na popunjavanje stavki za knjiženje, narudžbenica će se koristiti kao šablon za popunjavanje stavki (biće prekopirane sa narudžbenice).
Prilikom odabira da se račun deli po deobnom ključu postoje dva načina unosa istog. Prvi je odabir deobnog modela (Elastyc nudi odabir već postojećih deobnih modela koji su implementirani u sam sistem (Slika 1)) i drugi kada račun nije moguće podeliti po nekom od implementiranih ponuda deobnih ključeva unosi se ručnim unosom (Slika 2).
Odabirom po organizacionoj jedinici bira se odeljenje kom pripada trošak.
Odobreni dokumenti su u nadležnosti zaduženih za njihovo knjiženje , odakle proverom svih podataka se kreiraju i knjiže ulazni računi sa postojećim podacima.
Nakon unosa računa i popunjavanja svih parametara, račun se stavlja na odobrenje. Postoji više putanja odobravanja računa. Prvi je da račun ide na odobrenje licu koje je odgovorno za određeno odeljenje, drugi je da odobrenje bude raspoređeno na više odgovornih lica (deobni ključ).
Pregled neodobrenih računa stoji u vidu spiska računa za odobravanje. Odgovorno lice može bilo koji od tih računa da vidi i izvrsi promene u statusu (da račun odobri ili stavi u status sporno).
Stavke ulaznog računa popunjavaju se u odeljku stavke, takođe, kod importa sa SEF-a ove stavke aplikacija popunjava automatski, a korisnik može revidirati i eventualno izvršiti izmene u stavkama računa ukoliko je to potrebno.
Na stavkama dokumenta možemo izvršiti mapiranje idenata dobavljača sa našim identima. To radimo tako što u formularu stavke dokumenta za odabrani ident odaberemo naš ident i snimimo promene. Jednom mapirani identi će svaki sledeći put klikom na dugme popuni stavke biti pomapirani.
Kada su sve stavke ulaznog računa popunjene, prelazi se na popunjavanje stavki za knjiženje. Ova funkcionalnost u mnogome olakšava postupak knjiženja.
Odobreni dokumenti su u nadležnosti zaduženih za njihovo knjiženje , odakle proverom svih podataka se kreiraju i knjiže ulazni računi sa postojećim podacima. Stavke za knjiženje se popunjavaju ručno, svaka stavka ima svoj ident za knjiženje koje lice zaduženo za knjiženje unosi. Iznosi stavki treba da se poklope sa stavkama ulaznog računa. Nakon provere formira se dokument za knjiženje čime se postupak završava.
