Workflow predstavlja automatizovanu sekvencu koraka koja prati i upravlja statusom poslovnih aktivnosti, omogućavajući organizacijama da prate zadatke, čime se unapređuje efikasnost, transparentnost i kontrola nad poslovnim procesima.
U kartici Lista prikazan je spisak svih statusa u kojima predmet može biti. Statusi predmeta u sistemu omogućavaju organizacijama da prate i upravljaju različitim fazama poslovnih aktivnosti, obezbeđujući efikasnost u donošenju odluka.
Otvaranjem jednog od statusa, dobijemo prikaz njegovih karakteristika.
ID statusa predstavlja jedinstveni identifikator statusa, koji sada nije moguće izmeniti.
Definisanje ili izmena naziva statusa.
Izbor boje koja će biti u prikazu statusa. Omogućava vizuelno jasniji pregled prelaska iz jednog statusa u druge.
Ukoliko je ovo polje označeno, u ovom statusu komunikacija sa klijentima, tj. komentari će biti interni (vidljiva samo učesnicima komunikacije).
Klijent će moći da vidi ovaj status, ali mu neće stići obaveštenje (notification) usled bilo kakvih promena vezanih za status njegovog predmeta.
Predmet može biti otvoren ili zatvoren. Inicijalno kada se dodaje lista, unosi se spisak otvorenih predmeta. Ovo polje omogućava dodavanje zatvorenog predmeta koji neće učestvovati u aktivnim predmetima, nego u istoriji svih predmeta.
U ovom polju definišemo radna mesta zaposlenih kojima je omogućeno da vrše izmene zatvorenih statusa, jer oni uglavnom ne bi smeli da se menjaju.
Klijentska odobravanja predstavljaju povratne informacije koje klijenti daju o napretku ili završetku određenih poslovnih procesa. Ova odobravanja mogu biti u formi pozitivnih komentara, potvrda ili ocena koje klijenti daju kako bi izrazili svoje zadovoljstvo ili negativna odobravanja određenog procesa.
Ukoliko je odobrenje pozivno - Potvrđujem, status će biti "Završeno", dok Negativno odobrenje (Nije kako treba ili Odbijam), postavlja status na "U radu", kao na primeru iznad. Ova opcija se koristi na sledeći način, kada predmet udje u status "U radu", klijent dobije na svoj e-mail dva dugmeta: Potvrdi i Odbij. Ta dva dugmeta vode klijente na link gde imaju mogućnost da potvde ili odbiju neku aktivnost vezanu za taj predmet.
Zadovoljstvo Klijenata predstavlja povratnu informaciju od korisnika, pružajući uvid u njihova iskustva i svedočanstva o proizvodima i uslugama. Ove autentične priče pomažu da se kontinuirano unapređuju usluge i ostvaruju najviši standardi kvaliteta, ističući važnost dugoročnih odnosa sa klijentima.
Formular zadovoljstva pruža mogućnost izbora predefinisanih delova formi koje je moguće dodati za konkretan predmet koji popunjavaju korisnici, kako bi izrazili svoje (ne)zadovoljstvo. Primer kataloga proizvoda, kao i atributa koji su prikazani na formi nalazi se na slikama ispod
Za svaki status, klikom na dugme Auth prikazuje se autorizacija po tom statusu. Autorizacija je proces provere i odobravanja pristupa određenih predmeta, statusima, procesima i td., obično putem identifikacije korisnika i provere njegovih privilegija ili dozvola. Na slici ispod vidimo sva radna mesta koja imaju pristup i mogućnost korišćenja i izmena ovog statusa.
Flow chart je vizuelni alat koji koristi različite simbole i strelice kako bi prikazao sekvencu koraka i odluka u procesu, pružajući jasno razumevanje složenih aktivnosti ili sistema. Ovde je grafički i vizuelno prikazano pomoću strelica koji status može da prelazi u koje druge statuse
